Übersicht der Zeiterfassung
Zeiterfassung
Es wird unterschieden zwischen
automatischer und manueller Zeiterfassung.
In der Übersicht gibt die eine Kurzauskunft zu aktuellen Werten
mit Vergleichen zu vorherigen Zeiträumen
In der Tabelle siehst du alle erfassten Zeiten von Mitarbeitern.
Jede Spalte kann gefiltert oder sortiert werden.
Automatische Zeiterfassung
Um die automatische Zeiterfassung zu nutzen
1. aktiviere
diese unter
/admin/courses/settings/
2. Stundensätze hinterlegen
Kursbezogen
Unter Übersicht Kurse -> Kurs Bearbeiten -> Zeiterfassung
können zu den eingetragenen Kursleitern
entsprechende Vergütungssätze eingetragen werden.
Definiere für diesen Kurs die Stundenlöhne der unten stehenden Mitarbeiter.
Die Eingabe der Löhne kann in Minuten erfolgen. Bitte beachte, dass der
jeweilige
Berechnungszeitraum zugrunde gelegt wird. Es kann zu Rundungsdifferenzen
kommen!
Bsp.:
25,00 € für 45 Minuten entspricht einem Stundensatz von 33,3333 €.
Globale Stundensätze
Allgemeine Vorlagen für die manuelle Zeiterfassung
legst du für das Unternehmen hier fest
/admin/configs/#employees
personenbedingte Stundensätze
direkt im Datensatz des Mitarbeiters.
*Bitte beachte, dass Änderungen nur bei zukünftigen Zeiterfassungen
berücksichtigt werden.*
3. Nach Ablauf eines Tages
werden die Trainerstunden der jeweiligen Kursleiter
automatisch in die Zeiterfassung übertragen.
Checkt sich ein Kursleiter aus einem mit ihm geplanten Kurs aus.
Werden die Zeiten nicht automatisch erfasst.
Sollte es vorkommen, dass ein Kursleiter nicht ausgecheckt wurde und
seine Zeiten sind fälschlicherweise erfasst,
Manuelle Zeiterfassung
Die manuelle Zeiterfassung kann von Mitarbeitern, sofern ihnen das
Recht über die Rolle zugeteilt wurde oder Vorgesetzten
direkt über die Tabelle vorgenommen werden.
Dem Mitarbeiter, der seine Zeiten selbst erfasst, kann das Recht
der Bearbeitung oder des Löschens erteilt oder genommen werden.
Voraussetzung ist, dass globale oder personenbezogene Stundensätze
im System hinterlegt sind. (siehe oben).
Wie ändere ich mein Passwort?
Abwesenheit anlegen
Neben der Liste der Abwesenheiten, die auch als CSV zur weiteren
Verarbeitung exportiert werden kann, gibt es die Kalenderansicht.
Die Mitarbeiterfarbe legst Du in direkt in den Mitarbeitereinstellungen
fest.
Abwesenheit erfassen
Mitarbeiter = wenn von Admin erfasst
Grund = bitte wähle einen der hinterlegten Gründe
Zeitraum = einen Datumsbereich festlegen
Uhrzeit = von bis oder alternativ
Ganztägig = keine Eingabe der Zeit erforderlich
Von Kurstage / Termine auschecken = soll der Mitarbeiter von ihm zugewiesenen Terminen entfernt werden? Achtung hier Vertretungsregelung klären
Sofern es keine Vertretungsregelung gibt
Kurstage / Termine absagen
interne Meldungen an Mitarbeiter
Anlage und Verwaltung von Mitarbeitern
Mitarbeiter nicht mit einer Privat-E-Mail Adresse anlegen!
MitarbeiterName**@deineDomain.de**
*Die Eingabe einer E-Mail-Adresse ist zwingend, dient der eindeutigen
Zuordnung.
ACHTUNG - bitte erst prüfen, ob es für den Mitarbeiter bereits einen
Kundenaccount gibt.
*Ein Passwort kann manuell vergeben werden oder automatisch erstellt
werden,
das erstellte Passwort entspricht den Passwortregeln. Das Passwort kann
dem Mitarbeiter direkt nach
dem Speichern zugesendet werden. Jeder Mitarbeiter mit einem Login kann
sein eigenes Passwort jederzeit ändern.
Mit einer Domain über unser System oder alternativ über den Anbieter der
Domain können
echte Mitarbeiter-Mailadressen angelegt werden. Sollte dies nicht
möglich sein, kann einem Mitarbeiter
dennoch der Login mit einer virtuellen E-Mail-Adresse angelegt werden,
das Passwort wird ihm manuell
erteilt, da er das Postfach nicht real abrufen kann.
Die Mitarbeiter können sich einloggen und alle Funktionen wie gehabt nutzen.
Anlage von Mitarbeitern
Ein Mitarbeiter ist generell im System mit einer Person hinterlegt.
*Personen können Kunden | Mitarbeiter, mit* oder ohne eigenen Login
sein.
Es gibt folgende Wege einen Mitarbeiter anzulegen
- Eine Person ist bereits als Kunde angelegt,
im Kundendatensatz kann diese Person als Mitarbeiter aktiviert werden.
Es öffnet sich die Mitarbeitermaske, weiter gehts im nächsten Schritt
- in der Maske Mitarbeiter neu anlegen entscheidest du,
ob ein Mitarbeiter den Vollzugriff wie ein Administrator erhalten soll
oder ein anderes Recht aus den erstellten Benutzerrollen.
Lege eines der folgenden Merkmale fest:
- Mitglied = kann bestimmte Angebote zu einem festgelegten Staffelpreis erwerben
- Kursleiter = kann in Kursterminen zugewiesen werden und wird den Kunden als Trainer angezeigt
- auf der Teamseite anzeigen = kann über das Webmodul oder Inhalte extern Veröffentlichen eingesetzt werden
Ergänzend kann eine Kategorie festgelegt werden, unter der ein
Mitarbeiter auf der Teamseite
eingeteilt wird. Der Kunde kann sich auf der Teamseite durch die
verschiedenen Kategorien filtern.
Die Position eines Mitarbeiters kann optional angegeben werden und
wird in der Übersicht der Teammitglieder angezeigt.
Die Personendaten
sind selbsterklärend, dabei sind Felder mit einem Sternchen
Pflichtfelder.
Unter öffentlich angezeigter Name kannst du individuell festlegen
unter
welchem Namen Kunden diesen Mitarbeiter sehen sollen. Hier kursiv
dargestellte
Angaben werden nicht öffentlich angezeigt. In der Beschreibung zu einem
Mitarbeiter
kann der Kunde auf der Teamseite im Detail einer Person mehr
Informationen erlesen.
- Anrede *
- Titel
- Vorname *
- Name *
- öffentlich angezeigter Name = individuelle Anzeige
- *Telefon *
- *Mobil *
- Geburtsdatum
- Beschreibung
Löhne
Bei Nutzung der Zeiterfassung können die Angaben Sozialversicherungs-
und Krankenversicherungsnummer
ergänzt werden. Diese werden auf den Ausdrucken zum Stundenkonto
ausgegeben.
Mitarbeiter ist gekündigt
Einem gekündigten Mitarbeiter bitte die *Benutzerrolle* für die Adminebene entziehen.
Um diese zu entfernen, LÖSCHEN Sie den Mitarbeiter aus der Übersicht. Die Personendaten werden *nicht entfernt, sondern* auf den Status eines Kunden ohne Mitarbeiterrechte zurückgesetzt.
Vergabe von Bernutzerrollen
Der Zugriff von Mitarbeitern und externen Dienstleistern in das System
steuerst Du mit der rollenbasierten Zugriffssteuerung.
Lege fest, wie Benutzer*innen verschiedene Funktionen im Produkt nutzen
können.
Benutzerrollen bei Mitarbeitern
Vor der Anlage von Mitarbeitern ist es sinnvoll, die Gruppenrechte einzustellen.
Mit dem Festlegen der Benutzerrolle sicherst du,
- in welche Bereiche der Software ein Mitarbeiter Einblick hat
- welche Aktionen er durchführen kann
Beim Anlegen vergibst du einen Namen, aus dem hervorgeht
um welche Benutzerrolle es geht
- Office
- Kursleiter
- Steuerberater
- Marketing
ACHTUNG
Ein Mitarbeiter kann nicht einer Kundengruppe UND einer Benutzerrolle
zugewiesen werden.
Es ist eine Einmalvergabe.
Dokumentation zu Benutzerrollen
Wer hat zu welchem Zeitpunkt Zugriff auf welche Daten?
*Dokumentiere, welche Rechte die jeweiligen Benutzerrollen enthalten
und Änderungen in den Rollen. (Datum - Änderung)
Hinterlege bei einem Mitarbeiter die jeweilige Rolle und dokumentiere,
wann die Rolle zugewiesen oder entzogen wurde - (Datum)*
249 mögliche Rechte in einer Benutzerrolle
Die Aktivierung aller Rechte entspricht dem Vollzugriff.
Je nachdem, was ein Mitarbeiter in welchem Bereich darf, kannst du
mit allen aktivierten Rechten oder deaktivierten Rechten beginnen.
Startest Du mit aktivierten Rechten, gehe Bereich für Bereich durch
und entscheide, was ein Mitarbeiter eher nicht sehen oder bearbeiten
kann.
Die andere Vorgehensweise ist, dem Mitarbeiter einzelne Rechte zu erteilen.
Um zu überprüfen, welche Auswirkungen eine Änderung hat
weise später einem angelegten Mitarbeiter das erstellte Recht zu
und nutze die Funktion Identität des Mitarbeiters annehmen.
Gern sind wir bei den Einstellungen behilflich
Unter Berücksichtigung der DSGVO können wir Anfragen zur Einstellung
von Benutzerrollen ausschließlich über den Inhaber bearbeiten.
Wir wollen sicher sein, dass ihr sicher seid.